Řízení zakázek a úkolů pomocí nástrojů projektového řízení doplňuje efektivně v mnoha firmách a organizacích klasické liniové řízení. Sestavují se operativní projektové týmy, které řídí manažer projektu. Tyto moderní přístupy k řízení vedly ke vzniku softwarových nástrojů pro podporu řízení projektů. Podíváme se na téma, které také řešíme v rámci školení Manažer projektu dle NSK.
Jak to začínalo?
Grafické znázorňování průběhu projektů (Ganttův diagram) je zde více než sto let. V devadesátých letech ho využil a upravil Microsoft ve svém programu Microsoft Project do podoby, umožňující kvalitní softwarovou podporu řízení projektů. Manažer projetu dostal do ruky výkonný nástroj, který je do dneška vlajkovou lodí pro plánování a sledování projektů.
Po roce 2000 vznikly open source napodobeniny tohoto programu, které měly prakticky stejné funkce. Jedná se o programy OpenProj, později ProjectLibre. Tento software je stejně jako obdobně pojmenované kancelářské balíky náhradou placených aplikací od Microsoftu. Stále se dá využívat pro výuku a modelování jednodušších projektů ve fázi plánování. Manažer projektu už tyto programy nemůže efektivně využívat ve fázi řízení a sledování projektu. Zde již zdaleka nedosahují úrovně a možností aplikace Microsoft Project.
Aplikace pro řízení menších týmů
V současné době naleznete celou řadu aplikací, které můžete použít pro řízení a plánování. Často se jedná o cloudové aplikace. Převážná většina z nich Vám umožní sestavit úkoly v čase a zobrazit je v Ganttově diagramu. Zpravidla ale neumožňují takovou volnost při práci s materiálovými a pracovními zdroji, jako Microsoft Project.
Výhodou je možnost operativně sledovat odvedenou práci na úkolech a projektech, generovat pracovní výkazy. Některé z nich spolupracují i se mzdovými systémy.
V těchto systémech jako manažer projektu nenavrhnete a nenaplánujete projekt pro libovolné pracovní zdroje, ale sestavíte, zadáte a můžete sledovat plnění projektu svého týmu, pokud má každý člen týmu zaregistrovaný svůj účet.
Přehled aplikací pro podporu řízení menších týmů.
Zde jsou uvedeny nejznámější z nich:
Trello
Celosvětově jeden z nejlépe hodnocených programů pro projekty, je lokalizovaný. Jde o karty s úkoly, k nim jsou přiřazeni lidé, termíny, seznamy toho, co je třeba udělat, přílohy. Karta je vlastně vlákno diskuze.
Trello patří do „rodiny“ nástrojů společnosti Atlassian. Trello bývá první software/program/služba, kterou uživatelé zkouší, pokud chtějí ve svém projektové řízení začít používat nějakého digitálního pomocníka. Jedná se rozhodně o nejjednodušší nástroj, který si v tomto článku rozebíráme. Je zaměřen na „boardy“ neboli nástěnky, kdy si můžeme libovolně nadefinovat, co které sloupce v nástěnce znamenají (typicky náš cyklus v projektu – Plan, In progress, Waiting, Done). Základní varianta Free je zdarma a poté Standard 10$/uživatele/měsíc nebo Premium stojí 10$/uživatele/měsíc.
Freelo
Český systém pro plánování zdrojů s kalendáři a úkoly. Nahradí nepřehledné e-mailové konverzace. Sjednotí interní i klientskou komunikaci. Zajistí přehled nad finanční stránkou projektu – přes fakturaci.
Český nástroj – Freelo, který by se dal pravděpodobně charakterizovat jako „české“ trello. A to ne tak vizuální stránkou, jako spíš důrazem na komunikaci nad danými úkoly. Freelo má variantu Free neboli zdarma a variantu Team, která stojí 1 792 Kč bez DPH/měsíc.
Easy Project
Program EasyProject je spíš orientován jako pracovní výkaz zadaných lidí než systém pro řízení projektů. Je vhodný pro řízení menších skupin. Horší podrobné nastavení materiálových zdrojů na úkol. Podrobné sledování i přetížení pracovních zdrojů (zaregistrovaných).
Ganttproject
Lokalizovaný. Pouze Gantt, umožňuje sice zadat zdroje, ale nepočítá náklady. Viz jejich web https://www.ganttproject.biz/.
Instant team
Týmové řízení projektů a CRM – je lokalizovaný, 60 dní zdarma. Umožňuje plánování projektů dle výrobních norem, sdílení projektových dokumentů, e-mailů a schůzek. Můžete zadat skupinové zdroje v hierarchické struktuře, kontrolovat jejich přetížení. Obsahuje nástroje pro sledování nákladů na úkoly a cash-flow. Viz jejich web https://www.instant-team.com/cs/ .
Alternativou k těmto programům je Project Plan od Microsoft (řešení v cloudu).
Termíny školení Manažer projektu dle NSK
Pokud vás zajímá tato problematika projektového řízení, tak se můžete přihlásit na náš rekvalifikační kurz Manažer projektu dle NSK.
